Digital Workplace Design

Ist für dich wichtig, wie dein Computer aussieht und welche Software du nutzt, um deine Arbeit zu gestalten? Denkst du bewusst darüber nach, wie dein digitaler Arbeitsplatz deine Produktivität und dein Wohlbefinden beeinflusst? Falls ja, dann beschäftigst du dich bereits mit dem Konzept des Digital Workplace Designs – auch wenn dir der Begriff vielleicht neu ist.

Was ist Digital Workplace Design?

Digital Workplace Design (DWD) bezeichnet die bewusste und kohärente Planung des virtuellen Äquivalents zum physischen Arbeitsplatz. Es ist ein umfassendes Ökosystem, das Technologie, Menschen und Geschäftsprozesse miteinander verbindet. In der heutigen Arbeitswelt wird der digitale Raum für viele Wissensarbeiter zum primären Arbeitsort und schafft neue Erwartungen an Kommunikation und Zusammenarbeit.

DWD ist jedoch weit mehr als nur die Bereitstellung von Technologie – es ist eine umfassende Geschäftsstrategie, die darauf abzielt, verschiedene Elemente strategisch zu verbinden:

• Technologie-Stack: Anwendungen, Cloud-Dienste, KI-Lösungen
• Menschen & Kultur: Nutzerzentrierung, digitale Kompetenzen
• Prozesse & Workflows: Optimierte Arbeitsabläufe
• Management & Governance: Klare Strukturen für die Nutzung
• Sicherheit: Schutz von Daten und Systemen

Die Ziele eines durchdachten Digital Workplace Designs sind vielfältig:

• Steigerung von Produktivität und Effizienz durch einfacheren Informationszugriff
• Verbesserung der Kommunikation und Kollaboration über Abteilungs- und Standortgrenzen hinweg
• Optimierung der Employee Experience und Mitarbeiterbindung
• Förderung von Agilität, Flexibilität und Innovation
• Kosteneinsparungen durch optimierte Prozesse und Infrastruktur
• Bessere Talentgewinnung und -bindung

Die Komponenten des digitalen Arbeitsplatzes

Ein gut gestalteter digitaler Arbeitsplatz umfasst mehrere Schlüsselkomponenten, die sich gegenseitig ergänzen und unterstützen:

1. Die Hardware-Dimension

Die Auswahl und Konfiguration von Hardware wird maßgeblich durch die DWD-Strategie beeinflusst:

• Geräteauswahl: Mobile vs. stationäre Arbeitsweisen
• Leistungsanforderungen: Ausreichende Kapazität für digitale Prozesse
• Ergonomie: Unterstützung des Wohlbefindens
• Nachhaltigkeit: Energieeffiziente, langlebige Geräte
• Gerätemanagement-Modelle: BYOD (Bring Your Own Device) vs. CYOD (Choose Your Own Device)

Die Wahl der Hardware kann entscheidende Auswirkungen auf die Arbeitszufriedenheit haben. Ein zu langsamer Computer oder ein Gerät mit zu wenig RAM, das bei Videokonferenzen ständig einfriert, kann zu erheblichem Frust führen und die Produktivität deutlich beeinträchtigen.

2. Die Software-Dimension

Bei der Software-Gestaltung geht es um weit mehr als nur um die Funktionalität:

• Tool-Auswahl: Spezifische Werkzeuge für Kommunikation, Kollaboration und Wissensmanagement
• Plattformstrategie: Zentrale Plattformen mit spezialisierten Anwendungen
• Integration: Vermeidung von Datensilos durch nahtlose Verbindungen
• Benutzerfreundlichkeit: Intuitive Bedienung und positive User Experience
• Sicherheit und Datenschutz: Schutz sensibler Informationen

Die Software strukturiert unsere Arbeit oft stärker, als uns bewusst ist. Wenn eine Software nicht benutzerfreundlich gestaltet ist und Mitarbeiter täglich nur 5-10 Minuten Zeit verlieren, weil die Software nicht intuitiv bedienbar ist, summiert sich das bei 50 Mitarbeitern schnell zu erheblichen Produktivitätsverlusten.

3. Der Mensch im Mittelpunkt

Ein entscheidender Aspekt des Digital Workplace Designs ist die Nutzerzentrierung:

• Digitale Kompetenzen: Schulung und Entwicklung notwendiger Fähigkeiten
• Nutzerfreundliche Workflows: Anpassung an tatsächliche Arbeitsabläufe
• Change Management: Begleitung bei der Einführung neuer Technologien
• Persönliches Wissensmanagement: Unterstützung individueller Strukturierungsmethoden

Meine persönliche Reise zum Digital Workplace Design

Die Bedeutung des Digital Workplace Designs wurde mir erst im Laufe der Zeit bewusst. 2001 kaufte ich meinen ersten Computer, einen iMac, hauptsächlich aus ästhetischen Gründen – er gefiel mir einfach als Gerät. Meine zweite Anschaffung war dann ein Laptop, ebenfalls ein Mac, mit der bewussten Überlegung, dass ich das Gerät auf dem Schreibtisch haben, aber auch zusammenklappen und wegpacken konnte.

Dieser ästhetische Aspekt – ein aufgeräumter Schreibtisch ohne störende Geräte – war für mich ein entscheidender Faktor bei der Kaufentscheidung. Unbewusst spielte das Digital Workplace Design also schon damals eine wichtige Rolle für mich. Auch bei der Entscheidung zwischen Windows und Apple war für mich klar: Da ich das Gerät so oft anschaue und damit arbeite, ist es elementar wichtig, dass ich es gerne anfasse und anschaue. Von der Haptik und vom visuellen Erlebnis her war ein Mac für mich die eindeutig bessere Wahl.

Die Software war anfangs eher sekundär – ich arbeitete hauptsächlich mit Word. Doch mit dem Aufkommen des iPhones um 2008/2009 wurde die Mobilität der Arbeit plötzlich zum Thema, und das Zusammenspiel der Software gewann an Bedeutung. Die Möglichkeit, Dokumente in der Cloud abzulegen und von verschiedenen Geräten darauf zuzugreifen, sowie einfach zu bedienende To-Do-Apps wie Things wurden für mich wichtig.

In den Folgejahren übernahm ich in verschiedenen Unternehmen zunehmend Verantwortung für die Softwareauswahl und -einführung, was mein Bewusstsein für die Bedeutung des Digital Workplace Designs weiter schärfte.

DWD und New Work: Zwei Seiten einer Medaille

Digital Workplace Design steht in enger Verbindung mit dem Konzept "New Work", das vom Philosophen Frithjof Bergmann geprägt wurde. New Work betont Autonomie, Freiheit und sinnvolle Arbeit und konkretisiert diese Ideen in fünf Prinzipien:

1. Freiheit: Experimentierräume, konstruktive Fehlerkultur
2. Selbstverantwortung: Selbstorganisation, Entscheidungskompetenz
3. Sinn: Bedeutungsvolle Arbeit, klarer Unternehmenszweck
4. Entwicklung: Kontinuierliches Lernen, Innovation
5. Soziale Verantwortung: Nachhaltigkeit, ethisches Handeln

Ein durchdachtes Digital Workplace Design fungiert als technologischer Wegbereiter für New Work:

• Es ermöglicht Orts- und Zeitunabhängigkeit (Freiheit)
• Es schafft Informationszugang für selbstständige Entscheidungen (Selbstverantwortung)
• Es unterstützt transparente Kommunikation von Vision und Zielen (Sinn)
• Es fördert Wissensaustausch und Lernen (Entwicklung)
• Es unterstützt Nachhaltigkeit durch digitale Prozesse (Soziale Verantwortung)

Die Thematik des hybriden Arbeitens – die Vermischung von digitalem und physischem Arbeiten – wird durch ein gutes Digital Workplace Design überhaupt erst ermöglicht und gefördert.

Praktische Handlungsempfehlungen für ein erfolgreiches Digital Workplace Design

Für ein erfolgreiches Digital Workplace Design empfehle ich folgende Schritte:

1. Strategische Ausrichtung

Entwickeln Sie eine klare, an Geschäftszielen und New-Work-Prinzipien ausgerichtete Strategie. Definieren Sie, welche Ziele Sie mit Ihrem digitalen Arbeitsplatz erreichen wollen – sei es verbesserte Zusammenarbeit, höhere Flexibilität oder gesteigerte Effizienz.

2. Konsequente Nutzerzentrierung

Stellen Sie den Menschen in den Mittelpunkt des Designprozesses. Befragen Sie Mitarbeiter zu ihren tatsächlichen Arbeitsweisen und Bedürfnissen, und gestalten Sie Technologien und Prozesse entsprechend.

3. Integration und Kohärenz

Investieren Sie in die nahtlose Integration verschiedener Tools und Systeme. Vermeiden Sie Insellösungen und schaffen Sie einen kohärenten digitalen Arbeitsplatz, in dem Informationen frei fließen können.

4. Change Management

Begleiten Sie den technologischen Wandel durch umfassendes Change Management. Bieten Sie Schulungen an und fördern Sie den Erfahrungsaustausch zwischen Kollegen, um digitale Kompetenzen zu stärken.

5. Selbstreflexion fördern

Ermutigen Sie zur Reflexion über den eigenen digitalen Arbeitsplatz. Fragen Sie sich und Ihre Kollegen: Wie arbeite ich eigentlich mit meinen digitalen Geräten? Wie nutze ich Software für meine Arbeit? Wie strukturiere ich meine Notizen und Daten?

6. Ganzheitliche Erfolgsmessung

Messen Sie den Erfolg Ihres Digital Workplace Designs nicht nur anhand technischer KPIs, sondern auch durch Faktoren wie Mitarbeiterzufriedenheit, Arbeitsergebnisqualität und Innovationsfähigkeit.

Fazit: Die strategische Bedeutung des Digital Workplace Designs

Ein durchdacht gestalteter Digital Workplace wird zunehmend zum kritischen Erfolgs- und Wettbewerbsfaktor. In einer Zeit, in der der digitale Raum für viele zum primären Arbeitsort wird, entscheidet die Qualität dieses Raumes massgeblich über Produktivität, Kreativität und Wohlbefinden.

Unternehmen, die Technologie, Prozesse und Kultur im Sinne eines ganzheitlichen Digital Workplace Designs und der New-Work-Philosophie integrieren, sind besser positioniert für die Herausforderungen der Zukunft. Sie schaffen Arbeitsumgebungen, die nicht nur effizient sind, sondern auch motivierend und sinnstiftend – und damit zu einem entscheidenden Faktor im Wettbewerb um Talente werden.